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备用金抵扣报销费用怎么做账

来源: 考呀呀会计网校 | 2023-07-31 14:44:35

备用金抵扣报销费用账务处理如下：
备用金一般分为定额和非定额两种：
一、定额管理指对经常需要使用备用金的部门核定一定金额的备用金，定额备用金在使用后凭借相关凭证(发票，汽车票，入库单等)报销，财会部门之后再按照核准的报销金额支付现金，补足备用金。
二、非定额管理就是根据企业内部员工的实际需要，按照员工填写的借款单，一次付给现金，在使用后凭借相关凭证报销，备用金有剩余的，财务部门收回。超支的，财务部门再予以支付差额。
案例：某公司对行政部门采用非定额备用金制度，行政部购买办公用品借备用金1600元，借款时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，会计分录为：
借：其他应收款——备用金(行政科)1600
贷：库存现金1600
行政科购买办公用品实际使用1520元。之后凭发票和入库单到财务部门报销，交还多余现金80元，财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用1520(实际购买的办公用品费用)
库存现金80(多余现金)
贷：其他应收款——备用金1600
如果行政科购买办公用品实际花费了1780元，员工先行垫付了180元，则报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用1780(购买的办公用品实际费用)
贷：其他应收款——备用金(行政科)1600
库存现金180