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员工出差未取得发票是否可以自己写收据入账？

来源: 考呀呀会计网校 | 2023-08-17 16:02:48

【问题】

员工出差时住价格低廉的旅馆不给开发票，要把这样的开支按零星支出（用收据）入账；还有出差吃饭买路边的盒饭吃，也要自己写收据按零星支出入账，理由是每次都不超过500元，允许用收据入吗。一年下来这样的支出有20~30万元左右，这样合理吗？

【回答】

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）规定，企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目（以下简称“应税项目”）的，对方为已办理税务登记的增值税纳税人，其支出以发票（包括按照规定由税务机关代开的发票）作为税前扣除凭证；对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。小额零星经营业务的判断标准是个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点。

根据上述规定，如果交易对方是从事小额零星经营业务的个人（一般指没有办理税务登记的自然人），公司可以凭个人开具的收款凭证等作为税前扣除凭证，收款凭证应载明个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。

实务中大部分税务机关认为无论个体户是一般纳税人还是小规模纳税人，由于均属于办理了税务登记的纳税人，可以自行开具或者小规模纳税人可以向税务机关申请代开发票，因此，和个体户交易的，均应取得个体户开具或者代开的发票。

企业应建立健全《差旅费管理办法》，明确乘坐交通工具、住宿、出差补助标准，以及出差补助包干还是限额据实报销。问题中所述的员工出差住价格低廉的旅馆，由于旅馆不属于自然人且应办理税务登记，因此，公司应凭旅馆开具的住宿费发票在税前扣除。即应要求员工在出差时索要发票作为报销出差费用的凭证。若出差补助包干，则不存在票据问题；若限额据实报销，则要提供票据。吃饭买路边的盒饭，也要区分对方身份，即是否是办理了税务登记的非个人，还是未办理税务登记的个人从事小额零星业务的。根据增值税起征点的规定，个人未办理税务登记，一般按次纳税，起征点为500元/次，即如果交易对方是个人的，且收取的款项未超过500元/次的，可以凭对方开具的收款凭证作为税前扣除凭证，收款凭证应载明对方个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。