部门备用金的记账凭证怎么写
什么是备用金?
企业有些部门平时的零星支出比较多,如果消费一次就申请一次费用,流程冗杂,效率低下。备用金制度可以在一定程度上解决这一问题:由企业拨给部门一定的金额,由专人管理,部门的开销从这份金额里预支,消费后报销。这部分拨来的金额就是备用金,每次报销完后要补充金额,回到最初的数值。
根据企业的管理制度不同,备用金制度主要分为定额备用金制度和非定额备用金制度。如果部门或员工经常消费的金额是差不多的,那么企业可以使用定额备用金制度,该额度必须是经过事先核定的符合实际的;如果部门或员工的零星支出较多,金额不定,可以制定非定额备用金制度。
备用金的特点
备用金是企业内部人员备作差旅费、零星采购、零星开支等的款项。
备用金通过基本户取现。一般户只能转账,不能取现;只有基本户才能用取现。
备用金取现限额是每天低于5万元。
备用金应指定专人负责管理,按照规定用途使用,不得转借给他人或挪作他用。
预算单位为办理日常零星开支,需要保持一定数量的库存备用金,一般不超过3~5天零星支付所需现金。
备用金使用需要注意的点
备用金每天虽有一定的限额,但总体限额是没有的。但需要注意:备用金过大过于频繁支出,会有税务风险。
备用金的报销需要正规发票进行,对退少补。
备用金会计分录怎么写
xx公司对行政科采用非定额备用金制度,行政科为购买办公用品预借备用金1600元,预借时,财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证,其会计分录为:
借:其他应收款——备用金(行政科) 1600 (借出去的现金)
贷:现金 1600(现金借出,现金减少)
行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销,交回多余现金80元,财务部门编制转帐凭证一张,其会计分录为:
借:管理费用 1520 (购买的办公用品为管理费用)
现金 80 (借出去的现金未用完部分收回
贷:其他应收款——备用金(行政科) 1600 (冲借方,结转掉,借出去的现金收回,出纳员收回多借的未用现金80元。)
如果行政科实际购买办公用品1780元,自己垫付了180元,则在报销时除按规定编制转帐凭证一张,其会计分录为:
借:管理费用 1780 (购买的办公用品为管理费用)
贷:其他应收款——备用金(行政科) 1600(借出去的现金冲销)
现金 180 (还要付180元)
出纳员付给行政科现金180元,退还行政科经办人员其垫付的现金180元。